Datenschutzerklärung

TaxNoop ist eine Finanztechnologie-Plattform, die Unternehmen und Selbstständigen KI-gestützte Buchhaltung, Unterstützung bei der Steuererklärung und Zugang zu Buchhaltungsexperten bietet. Unsere eingetragene Geschäftsanschrift und unsere Unternehmensangaben teilen wir Ihnen auf Anfrage unter privacy@taxnoop.com mit. TaxNoop ist Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten, die über diese Plattform erhoben werden.

Wir sind in mehreren Rechtsordnungen tätig, darunter Pakistan, China, Malaysia, Singapur, die Vereinigten Staaten und Europa. Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Nutzerinnen und Nutzer unserer Plattform, unabhängig von der Rechtsordnung. Die jeweils geltenden Rechte und Pflichten sind in Abschnitt 7 beschrieben.

Kontodaten: Bei der Registrierung erheben wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Namen Ihres Unternehmens, Ihre Steuer- oder Registernummer (z. B. Steuer-Identifikationsnummer, Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Handelsregisternummer) sowie Ihre Kontaktdaten.

Finanzdaten: Um unsere Kernleistungen zu erbringen, erheben und verarbeiten wir Transaktionsdaten, Rechnungen, Belege, Kontoauszüge, die Sie importieren oder verbinden, Lohn- und Gehaltsdaten sowie alle Finanzunterlagen, die Sie auf die Plattform hochladen. Diese Daten verwenden wir ausschließlich, um Ihre Buchhaltung zu erstellen, Ihre Steuererklärungen vorzubereiten und die Auswertungen des AI CFO zu ermöglichen.

Nutzungsdaten: Wir erfassen automatisch Sitzungsinformationen, darunter IP-Adresse, Browsertyp, Gerätekennungen, besuchte Seiten, genutzte Funktionen und Zeitstempel von Interaktionen. Das hilft uns, die Zuverlässigkeit der Plattform und die Nutzererfahrung zu verbessern.

Kommunikation: Nachrichten, die Sie über die Plattform mit Buchhaltungsexperten austauschen, Ihr AI-CFO-Chatverlauf und Ihre Korrespondenz mit dem Support werden gespeichert, damit wir den Service ohne Unterbrechung fortführen und unsere KI-Modelle verbessern können. Sie können jederzeit die Löschung dieser Daten verlangen.

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten und Finanzdaten, um die TaxNoop-Plattform bereitzustellen und zu betreiben, insbesondere um Buchhaltungsunterlagen zu erstellen, Entwürfe von Steuererklärungen vorzubereiten, Rechnungen zu erzeugen und Analysen des AI CFO bereitzustellen. Ihre Daten werden verarbeitet, damit Buchhaltungsexperten Ihre Erklärungen prüfen können, bevor sie bei der zuständigen Steuerbehörde eingereicht werden.

Anonymisierte und aggregierte Daten können wir verwenden, um unsere KI-Modelle zu verbessern, unsere CFO-Funktionen zu trainieren und die Genauigkeit unserer Steuerwerkzeuge zu erhöhen. Diese Verarbeitung lässt keine Rückschlüsse auf Ihre Person zu. Wir senden Ihnen transaktionsbezogene Mitteilungen (Fristerinnerungen, Kontohinweise, Nachrichten von Experten) und, sofern Sie eingewilligt haben, Produktneuigkeiten und Newsletter. Werbliche Mitteilungen können Sie jederzeit abbestellen.

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte. Wir verwenden Ihre Finanzdaten nicht für Werbeprofile. Identifizierbare Finanzunterlagen geben wir an keine Steuerbehörde weiter, es sei denn, Sie beauftragen uns ausdrücklich, in Ihrem Namen einzureichen, oder wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

Für Nutzerinnen und Nutzer in Deutschland und im übrigen Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) richtet sich unsere Verarbeitung nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Verordnung (EU) 2016/679, ergänzt durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Für Cookies und den Zugriff auf Informationen auf Ihrem Endgerät beachten wir die ePrivacy-Richtlinie (2002/58/EG), in Deutschland umgesetzt durch § 25 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG). TaxNoop ist für Ihre personenbezogenen Daten Verantwortlicher und, soweit wir Unterauftragsverarbeiter einsetzen, Auftragsverarbeiter auf Grundlage entsprechender Verträge zur Auftragsverarbeitung.

Wir verarbeiten Ihre Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO: (a) Art. 6 Abs. 1 lit. b, Vertragserfüllung, soweit dies zur Erbringung der abonnierten Leistungen erforderlich ist; (b) Art. 6 Abs. 1 lit. c, rechtliche Verpflichtung, für steuerliche Aufbewahrungspflichten, in Deutschland insbesondere nach § 147 AO und § 257 HGB; (c) Art. 6 Abs. 1 lit. f, berechtigte Interessen, für Sicherheit, Betrugsprävention und die Verbesserung unseres Service; und (d) Art. 6 Abs. 1 lit. a, Einwilligung, für Werbung und nicht notwendige Cookies. Soweit wir besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten, stützen wir uns auf Art. 9 Abs. 2 lit. b (rechtliche Verpflichtung) oder Art. 9 Abs. 2 lit. a (ausdrückliche Einwilligung).

Buchhaltungsexperten: Wenn Sie eine Prüfung durch Experten anfordern, werden Ihre Finanzunterlagen und Erklärungsentwürfe an verifizierte Chartered Accountants, CPAs oder CA/ACCA-Fachleute weitergegeben, die Ihrer Rechtsordnung zugeordnet sind. Diese Fachleute unterliegen beruflichen Verschwiegenheitspflichten und unseren Verträgen zur Auftragsverarbeitung.

Infrastrukturanbieter: Für den Betrieb der Plattform nutzen wir Supabase (Datenbank und Authentifizierung), Cloud-Hosting-Anbieter und weitere Infrastrukturdienstleister. Diese verarbeiten Daten in unserem Auftrag auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung, die die Nutzung Ihrer Daten auf die Erbringung des Service beschränken.

KI-Verarbeitung: Ihre Finanzübersichten und Ihre Nachrichten an den AI CFO werden an externe Anbieter von KI-Modellen übermittelt, um Briefings zu erstellen und Ihre Fragen zu beantworten: an Anthropic (Claude-Modelle) für die wöchentlichen CFO-Briefings und an OpenRouter, das interaktive AI-CFO-Chatanfragen an einen zugrunde liegenden Modellanbieter weiterleitet, derzeit DeepSeek. Wir übermitteln diesen Anbietern keine vollständigen Einzeltransaktionen oder Dokumente, sondern nur die aggregierten Finanzübersichten und Chatnachrichten, die für eine Antwort erforderlich sind.

Zahlungsdienstleister: Zahlungen für Abonnements werden von externen Zahlungsdienstleistern (etwa Stripe) abgewickelt. Diese sind PCI-DSS-konform und erhalten nur die Daten, die zur Durchführung der Zahlung erforderlich sind. TaxNoop speichert keine vollständigen Kartendaten.

Gesetzlich vorgeschriebene Offenlegung: Wir können personenbezogene Daten an Behörden, Steuerbehörden oder Gerichte weitergeben, wenn geltendes Recht oder ein rechtliches Verfahren dies verlangt oder wenn dies zum Schutz der Rechte und der Sicherheit von TaxNoop, unseren Nutzerinnen und Nutzern oder der Öffentlichkeit erforderlich ist. Soweit rechtlich zulässig, informieren wir Sie über eine solche Weitergabe.

Wir speichern Ihre Konto- und Finanzdaten, solange Ihr Abonnement besteht, und danach so lange, wie es geltendes Recht verlangt. In den meisten Rechtsordnungen sind Steuerunterlagen mindestens fünf bis zehn Jahre aufzubewahren, in Deutschland je nach Unterlage sechs, acht oder zehn Jahre nach § 147 AO und § 257 HGB. Zum Vergleich: fünf Jahre nach den Vorgaben von PDPA und LHDN in Malaysia, sechs Jahre nach den Regeln der HMRC im Vereinigten Königreich, sieben Jahre nach den Hinweisen des IRS in den USA, fünf Jahre nach PIPL-konformer Praxis in China und fünf Jahre nach den Vorschriften des FBR in Pakistan.

Wenn Sie Ihr Konto schließen, löschen oder anonymisieren wir Ihre personenbezogenen Daten innerhalb von 90 Tagen, es sei denn, geltendes Recht verlangt eine längere Aufbewahrung oder wir haben ein berechtigtes Interesse daran, aggregierte Daten zur Betrugsprävention aufzubewahren. Der AI-CFO-Chatverlauf wird standardmäßig 24 Monate gespeichert. Einzelne Unterhaltungen können Sie jederzeit in der Plattform löschen.

Nach der DSGVO haben Sie folgende Rechte: (a) Recht auf Auskunft (Art. 15), also eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten; (b) Recht auf Berichtigung (Art. 16) unrichtiger Daten; (c) Recht auf Löschung (Art. 17), soweit keine vorrangige Rechtsgrundlage besteht; (d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18); (e) Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20), also Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten; (f) Widerspruchsrecht (Art. 21), auch gegen Direktwerbung; und (g) Rechte im Zusammenhang mit automatisierten Entscheidungen (Art. 22). Um diese Rechte auszuüben, wenden Sie sich an privacy@taxnoop.com.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem Sie wohnen oder arbeiten.

TaxNoop trifft technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten und Finanzdaten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Dazu gehören die Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung (TLS 1.2 oder höher) und im Ruhezustand (AES-256), rollenbasierte Zugriffskontrollen, Mehr-Faktor-Authentifizierung für den Zugang zur Plattform, regelmäßige Penetrationstests und die Protokollierung von Zugriffen auf sensible Finanzunterlagen.

Buchhaltungsexperten greifen in einer berechtigungsgesteuerten Umgebung auf Ihre Daten zu und dürfen Ihre Finanzunterlagen nicht außerhalb der Plattform herunterladen oder aufbewahren. Kein System kann absolute Sicherheit garantieren, wir halten uns aber an branchenübliche Standards. Über eine Verletzung des Schutzes Ihrer personenbezogenen Daten informieren wir Sie nach den gesetzlichen Vorgaben; soweit die DSGVO es verlangt, melden wir sie innerhalb von 72 Stunden.

Wir verwenden technisch notwendige Cookies, um die Plattform zu betreiben, darunter Cookies zur Sitzungsauthentifizierung und Sicherheitstoken. Diese Cookies sind unbedingt erforderlich und können nicht deaktiviert werden, ohne die Funktion zu beeinträchtigen. Außerdem verwenden wir Analyse-Cookies (soweit erforderlich, mit Ihrer Einwilligung), um zu verstehen, wie die Plattform genutzt wird, welche Seiten am häufigsten aufgerufen werden und wo Fehler auftreten. Wir verwenden keine Werbe-Cookies und kein seitenübergreifendes Tracking.

Ihre Cookie-Einstellungen können Sie über die Cookie-Einstellungen der Plattform oder in Ihrem Browser verwalten. Wenn Sie notwendige Cookies deaktivieren, können Sie sich nicht mehr anmelden. Für nicht notwendige Cookies holen wir Ihre Einwilligung nach § 25 TDDDG und der ePrivacy-Richtlinie ein.

Bei Fragen, Anliegen oder Anfragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu unserem Umgang mit Daten wenden Sie sich bitte an unser Datenschutzteam unter privacy@taxnoop.com. Wir antworten innerhalb der Frist, die das für Sie geltende Recht vorsieht, in jedem Fall aber innerhalb von 30 Tagen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihr Anliegen nicht ausreichend bearbeitet haben, können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.